blog, noticias, opiniones y más
27.07.2006

Mi solución para las tareas pendientes

No se si a otros les habrá pasado lo mismo, pero para mi, encontrar una forma óptima para gestionar el mail y las tareas pendientes ha sido siempre una obsesión.

Desde hace un mes que estoy funcionando realmente bien con un método bastante sencillo y que no me ha costado ni un centavo.

Las tareas

Nunca me han servido las agendas, ni los calendarios, ni siquiera todos los PDA que he llegado a tener. Los problemas han sido casi siempre los mismos: portabilidad y tiempo que consumen para cumplir con su tarea.

No me gusta llevar cosas encima, todavía menos si encima tengo que estar pendiente de si las baterias están cargadas o no. Por otro lado, cuando uno necesita ayuda para gestionar las tareas, lo que menos necesitas es un sistema que te consuma demasiado tiempo para gestionarlo.

La solución final, la más simple de todas, una y sólo una lista de to-do’s. Sacas tu cuenta en Ta-da list y creas una única lista. Añades según vas necesitando añadir y tachas a medida que has completado.

Ta-da lists

Puede parecer muy tonto, pero ver como va creciendo paulatinamente la lista de tareas completadas te ayuda a mantener el ritmo y genera cierta satisfacción.

El correo

El maldito correo electrónico. Me ha llevado demasiado tiempo encontrar una manera de saber manejarlo de forma óptima (para mi).

El método que sigo surgió del cambio que hicimos en el estudio al llevar todo nuestro correo corporativo a Gmail hosted.

La clave de todo reside en el mágico botón que tiene Gmail: “Archivar”

Gmail Hosted

El objetivo es mantener el inbox despejado. Si hay algo en el inbox es porque está pendiente de ser contestado o porque hay una tarea vinculada a ese mensaje que hay que completar.

Una vez que un mensaje es contestado, archivo la conversación. En cuanto esa conversación recibe respuesta, vuelve aparecer en el inbox, pero mientras tanto, no me está molestando visualmente.

Por otro lado, si hay tareas que surgen en relación a mensajes, no las añado en mi lista to-do, simplemente dejo el mensaje sin archivar, el resultado es el mismo y me ahorro el tiempo de duplicar información.

Gmail hosted es lo mejor que le ha podido pasar al correo electrónico corporativo: gratuito, seguro, el mejor anti-spam, no hay que preocuparse de virus y accedes desde donde sea cuando quieras y gracias a la potencia de búsqueda de Google, nunca más te costará encontrar un mensaje.

Para los que necesitan un poco más

Si llegas a probar el método y te sirve, hay un extra que por apenas unos pocos dólares más al mes te puede ayudar mucho.

Se trata de Backpack, la versión hipervitaminizada de Ta-da list, sólo que además permite crear reminders, acaban de añadir justo hoy un calendario, puedes colgar fotos y archivos y alguna que otra característica adicional.

Sin embargo, siguen siendo la listas la característica que más uso del servicio y en Backpack, las listas tienen más opciones que en Ta-da list, lo que te da un extra en caso de que lo necesites.

En fin, este es mi modesto método. Sencillo y por ahora me funciona de maravilla. Espero que a alguien le sirva.

comentarios
gravatarDiego | 27.07.06

Y de ahi la frase: no hay nada mas lindo que el inbox vacío.. ahh que hermosa sensación

gravatarJosepzin | 27.07.06

un INBOX vacío?? imposible! se extinguieron hace millones de años!

gravatarWalter Kobylanski | 27.07.06

Los inbox vacios son “el sueño del pibe geek”.

Aún así, hay veces que consigo mantenerlo así durante algunos minutos.

gravatarPatricio | 27.07.06

aplausos para tadalist ! … yo lo uso hace muy mucho y solucioné un montón de problemas. Es de lo más sencillo y permite compartir listas con otros usuarios para ir alimentandolas o asignando tareas.
Todo lo otro que probé, ya sea online o no … me terminó consumiendo mas tiempo la carga y configuración, que la utilidad posterior. …. en fin … un excelente anotador digital !

gravatarokeimakei | 27.07.06

Wow…67 de spam!Y en un gmail! Yo tengo como 868. Ese antispam debe ser sensacional!

gravatarWalter Kobylanski | 27.07.06

Yo no tengo sólo 67, esos son los que me han llegado en las últimas 48 horas, hasta ahora se han colado 2 o 3 mensajes en el inbox, pero me aseguro de borrarlos cada pocos días.

gravatarcvander | 28.07.06

Coincido en las herramientas que utilizas. Realmente útiles y con el beneficio de que no cuestan nada :)

gravatarClaudio | 28.07.06

He probado los tres servicios que bien cuentas y describes… Por mi parte los complemento con del.icio.us y estoy empezando a probar Netvibes y debo confesar que me estoy saturando. Deberé definir bien con los que me quedaré.

Respecto a Backpack, no me ha resultado útil pese a todo lo que ofrece. Tengo la sensación que hay demasiadas utilidades que podrían resolver la misma necesidad

gravatarcrohno | 29.07.06

Yo conoozco otra forma mucho mejor, el evolution mail (viene con ubuntu) y la verdad es que me ha salvado de muchas cosas

gravatarRodrigo Barona | Prood.com | 29.07.06

Pues yo con el tema del mail estoy totalmente de acuerdo contigo, Walter, yo tambien he pasado el mail corporativo a Google Hosted y es lo mejor que he hecho nunca! es super como, rapido y el filtro anti-spam es la bomba.

Yo tambien lo combino con el Google calendar, y me va muy bien, pero si que es verdad es que le echava en falta el tema de las tareas, y voy a probar lo que propones a ver que tal.

Gracias!

gravatarVuarnet | 01.08.06

Como siempre, aquí haciendo caso a tus recomendaciones…

He empezado por tadalist, pero ordenar más de 1200 corres en mi inbox, esta resultando tarea de titanes.

Si lo consigo, juro por Dios que no lo volevre a dejar que se llene…

Algun otro consejo para ordenar y gestionar los proyectos, que no sea Basecamp?

gravatarDiego | 03.08.06

#Vuarnet: ActiveCollab, por supuesto :D

gravatarEnrique Place | 15.08.06

pregunta sobre el uso del Gmail: ¿que uso le das a las “estrellitas” (Starred)? ;-)

gravatarkilex | 07.09.06

Hola
yo tenia el mismo problema, pero no es la herramienta, es problema de no saberlas gestionar bien, el libro de “Organízate con eficacia – David Allen” es una buena referencia de ayuda

gravatarJosepzin | 19.09.06

Que tal va lo de Gmaol Hosted?

Es rapido? que pasa con los archivos adjuntos si son muy grandes?

Supongo que se puede configurar Thunderbird/POP para leer la cuenta como si se tratara de Gmail no?

gravatarUlises | 19.09.06

se que es algo tarde pero aqui hay una pagina para gestionar nustros proyectos o listas y gratuito para que le den una oportunidad.

Zenlist

gravatarMilton! | 29.10.06

Recién a partir de éste post descubrí la utilidad de “archivar” en gmail…

Es espectacular tener el inbox vacío!! :D

La verdad… me alegró el día esto! (que fácil es alegrarme el día…)

Un saludo!

gravataragrandi | 09.09.09

El post tiene un par de años… pero sigue tienendo vigencia… Que bueno recodar aquel sano habito de “archivar”… ya me estoy poniendo al día… Muchas gracias!

obligatorio

obligatorio

opcional

feed, suscribirse

Si quieres puedes suscribirte a nuestro feed RSS.

¿No sabes qué es?, te lo explicamos